Да организираме ефективно работния си ден, понякога се превръща в основно предизвикателство. И на мен са ми познати репликите: „Когато ми остане време, ще направя…“, „Ще го свърша някой ден…“ и други с подобно значение. Ще ви споделя как се справям аз и до какви успешни стратегии сме стигнали с клиентите ми по този въпрос:
1. Всяка сутрин правете график на задачите за деня. Степенувайте ги по важност и започвайте да изпълнявате от началото на списъка.
2. Максимална концентрация по време на работа, особено на важните задачи. Акцентиране върху маловажните, само ще отнеме от времето ви и на края на работния ден, няма да се чувствате по-удовлетворени. Ако работата не ви е свързана с телефонни разговори, то използвайте и поглеждайте телефона ограничен. Отговаряйте само на наложителни повиквания и/или съобщения.
3. Използвайте кратки фрази, в които да обясните същественото, без да изпадате в многословие. Така ще избегнете объркване в разбирането и разочарование от не добре разбраната и свършена работа.
4. Когато сте на съвещание или среща избягвайте да изчаквате закъснелите и не ги извинявайте. Така, идващите на време няма да започнат да закъсняват, а закъсняващите ще стимулирате да идват навреме.
5. Използвайте максимално най-активните си часове. Всеки има индивидуален биологически ритъм. Определете най-работоспособните си часове и разпределете най-важните си задачи спрямо него. По-маловажните оставете за часовете, в които сте по-уморени или отпаднали.
6. Избягвайте да затрупвате бюрото си с папки и документация. „Купчините“ със задачи няма да ви помогне да не забравите нещо, но пък със сигурност ще ви стресира ненужно. Оставяйте само тези, които сте планували да свършите в текущия ден.
7. Потърсете помощ, ако се налага. Понякога времето е по-малко от задачите за приключване и ако в момента нямате възможност да говорите с човека над вас, за да преразпределите задачите, то няма нищо нередно да поискате съдействие от колега, на който разчитате, за да поеме част от задачите. Ако ви се случва често, ще е по-добре да се направи цялостна реорганизация на задачите.
8. Вдъхновявайте се от завършените задачи и проекти и от тези, с които сте се справили блестящо. Не се измъчвайте в мислите си за тези, които не сте завършили, по тях единствено се концентрирайте и работете. Не се опитвайте да бъдете съвършени. Това хем е непосилно, хем може да ви изпълни с гняв и неудовлетвореност. Последните две ще ви попречат на израстването. Стъпка по стъпка, цел след цел.
9. Почивайте, това не е загубено време. Позволете си да се заредите с енергия и сили, да се откъснете от рутината и ще започнете отново да изпълнявате ангажиментите си с лекота и спокойствие. Ще се почувствате отново ефективни.
10. Запомнете и си напомняйте следната статистика: – 40% от нещата, които ви тревожат – никога няма да се случат; – 30% вече са се случили; – 12% от нещата се отнасят за здравето ви; – 10% са неща, които ще се разрешат от само себе си, ако им дадете време; – 8% са нещата, които си заслужават наистина да се концентрирате върху тях.
