Конферентата зала е едно изключително удобство, което позволява на компаниите да провеждат различни мероприятия на територията на своето седалище. Въпреки това има много фирми, които не разполагат със собствена такава, а наемат при нужда. Какви са основните моменти при избор на конференти зали за различни корпоративни мероприятия, с които всяка една фирма трябва да се съобрази предварително?
– Датата на събитието
Дали за желаната от клиента дата има свободни конферентни зали. След като се изясни целта и броя на присъстващите следва да се проверят свободните налични конферентни зали. Повечето бизнес хотели предлагат различни по големина помещения, така че да може да се домакинства както на малки, така и на по – големи мероприятия. Когато са ясни останалите параметри и датата е уточнена следва да се провери дали залата разполага и има ли свободно необходимото техническо оборудване за провеждане на събитието.
– Транспорт до залата на гостите
От къде ще пристигнат повечето гости? Ако основана група от участниците идва от летището то е добре мястото на провеждане да предлага и трансфер от летището. Бизнес хотелите, които имат конферентни зали обикновено предлагат и допълнителни услуги като транспорт. Близостта до спирки на градския транспорт и наличието на собствен паркинг, който може да се ползва от гости улеснява допълнително тези, които предпочитат да дойдат със собствен автомобил.
– Има ли възможност за настаняване на гостите?
Когато събитието се провежда на територията на бизнес хотел може да се провери за свободни места за престой на гостите. Това е особено важно, когато събитието ще бъде с продължителност от повече от един ден.
– Атмосфера на мястото
Дали излъчването на конферентните зали е свежо и приятно или пък атмосферата е потискаща? При провеждане на мероприятия в конферентни зали е много важно да има наличие на дневна светлина. Това допринася за свежестта на участниците и не натоварва допълнително гостите, карайки ги да стоят продължително време на изкуствено осветление.
– Има ли достатъчно място за всички гости?
Задължително е конферентната зала да бъде оформена и подредена така, че всеки участник да има достатъчно място да се разположи спокойно. Осигурявайки достатъчно пространство за работа и движение на гостите те се чувстват далеч по – комфортно и приятно, отколкото ако са наредени плътно един до друг.
– Предлагат ли се различни видове технически средства?
Тук се включват не само презентационните средства, но и възможността за осигуряване на копирни и факс услуги, възможността за изпращане на различни видове пратки. Повечето бизнес хотели предлагат именно такива услуги на своите гости.
– Има ли интернет
Съвсем не на последно място е и наличието на безплатен и надежден интернет на гостите си. Когато са извън офиса повечето хора използват мобилни телефони и компютри, за да бъдат в течение на своята кореспонденция и служебни ангажименти. Именно тук идва и ролята на безплатния интернет и неговата важност за потребителите.
Свързани
