Ако ви предстои търсене на подходяща конферентна зала за вашите събития, трябва да се запознаете с минималните изисквания на такова помещение и с какво такава зала трябва да е оборудвана, за да ви предостави максимално удобство.
Техническо обезпечение на конферентна зала
Задължително е наличието на безжичен интернет, който хотелите осигуряват безплатно на своята територия. Когато избирате конферентна зала за събитието си, проверете качеството на интернета и връзката, за да сте сигурни, че гостите ви няма да останат разочаровани.
Ако не предвиждате да ползвате собствен лаптоп за презентацията, трябва да попитате за наличието на компютър в конферентната зала. По този начин ще можете предварително да качите всичките си презентации е да ги ползвате по време на събитието. В случай, че предпочитате да носите собствен лаптоп, не забравяйте да тествате предварително всички връзки с останалите системи за презентация, за да си спестите неприятни моменти по време на събитието.
Прожекционният екран е задължителен елемент, кой трябва да присъства в избраната от вас конферентна зала. Той трябва да е разположен в централната част, така че всички присъстващи да има добра видимост към него.
Ако вашето мащабно събитие предвижда гости от чужбина, вероятно трябва да се погрижите за техния превод, при което ще ви са необходими слушалки за симулативен превод. Такива слушалки са налични в повечето конферентни зали, а хотелът обикновено съдейства за наемането на преводачи.
Конферентната зала трябва да съдържа конферентна маса, бяла дъска за писане с маркер, блок за флипчарт и други подобни техники, които ще са ви от полза.
Друго условие е наличието на столове с маси, което е много удобно за по-дълги конференции и семинари. На тях гостите ще могат да си водят записки и ще са способни по-продължително да задържат вниманието си върху темата и говорителя. В някои конферентни зали има предоставени пособия за писане – листи, писалки, моливи, гуми и други.
В допълнение бихте могли да попитате кои услуги на хотела биха могли да се ползват с отстъпка от гостите на вашето мероприятие. Ако имате такава договорка с хотела на избраната от вас конферентна зала, това ще привлече още повече посетители на събитието, което планирате да организирате.
Свързани
