Рано или късно всеки мениджър се сблъсква със ситуация, в която някой от екипа му не се справя много добре със задачите си. Може би човекът се е заровил в един проект с продължение на дни, часове и дори месеци, или просто се проваля в задълженията си със седмици. При всички случаи е разочароващо за целият екип – особено когато изпълнението на задачите му са пряко свързани с работата на останалите.
Уволнението не е решение. Тук важното е да се разбере същината на проблема – съвсем възможно е причината да не се крие в самият служител. Ако след разговор с него нещата останат същите, то тогава може би е време да помислите за съставянето на план за действие в помощ на служителите – или т. нар. Performance Improvement Plan (PIP).
PIP планът е формално споразумение, което отразява важните задачи на служителя и действията, които той/тя може да предприеме за да подобри работата и ефективността си, с цел най-доброто им възможно изпълнение. Полезно, нали?
Много фирми използват подобни планове, като изготвянето им е пряко обвързано с конкретните задачи от длъжността или на целият екип, или на определени хора от него.
Нека видим как може да развиете PIP план в няколко прости действия:
Развиване на план за действие
Той трябва да включва няколко ключови точки, а именно:
Кои са недостатъците при изпълнение на поставените задачи? Измерими очаквания за подобрение в работата. Измерим и адекватен период, в който може да се очаква подобрение в работата на служителя. Детайлно описание на последствията от системната, не добре свършена работа от негова страна.
Важна стъпка при изготвянето на подобен план е начинът, по който той ще бъде написан. Тук можете, като мениджър да разговаряте с HR отдела си или отговорника за това, дали планът отговаря на политиката на компанията, езика, който се използва от всички, има ли нещо в него, което не би трябвало да бъде споменавано.
Част 1: Обективни случаи с проблеми, свързани с производителността на персонала.
Добре. Стигнали сте до момента, в който смятате, че PIP планът е наложителен. Важно е да знаете, че всякакъв вид лични взаимоотношения са изключени за ефективността му. Важно е също да помислите и за възможно най-добрият метод на следене за изпълнението на плана и подобрението в работата на изпълнителя. Препоръчително е в разговорите да не използвате фрази като „ти винаги правиш това ….“ , заменяйте ги с „факт е, че…“.
Част 2: Изяснете ясно какви са очакванията ви, как биха се осъществили и какво точно може да се подобри.
Решете кои са важните задачи и започнете работа по изготвянето на плана със самия служител. Това е най-важната част – тук служителят не само разбира кое трябва да бъде направено и как, но и засилва връзката и отговорността си за изпълнението на това, което му е възложено.
Част 3: Определете правдоподобен период на изпълнение.
Повечето планове имат изпълним период в рамките на 30 – 90 дни. Разбира се, това време зависи от задължението на служителя и сегашното им изпълнение. Полезно ще бъде също да направите чек лист с определени цели, които могат да бъдат постигнати по пътя на изпълнението.
Част 4: Отбележете последствията.
Планът, който съставяте трябва да бъде кристално ясен и изчистен от въпроси, проблеми или друго. За това и се налага да обясните детайлно какви могат да бъдат последствията, ако изпълнението на PIP планът не бъде постигнато ефективно. Тук може да обясните и последствията за самият служител – загуба на определени привилегии, отстраняване от работното място, понижаване на работната позиция или заплата.
Бъдете внимателни да не поставите фокус върху негативите, защото това ще изгуби и малкото останала мотивация в служителя ви.
А после накъде?
Ако планът ви успее да повлияе положително, то тогава ще бъде добре да продължите да насърчавате този човек да си върши съвестно работата и поставените задачи. Поддържайте постоянен контакт, бъдете информирани за изпълнението на задачите.
Ако PIP планът ви е обречен на провал, може би просто е време да се разделите с въпросния служител. Запомнете, че с развитието на план за подобрение на работата, вие не само давате възможност на служителите си да се докажат и мотивират, но и изпитвате себе си като добър мениджър и се учите от грешките си в ход на действие.
Бъдете продуктивни и се грижете за здравето на екипа! Пожелаваме ви успех!
