В много случаи законът изисква като форма за действителност на определена сделка, тя да бъде извършена в писмена форма с нотариална заверка на подписа. Като примери могат да бъдат посочени: упълномощаването за сключване на договори, които трябва да бъдат сключени в писмена форма с нотариална заверка на подписите, но ако договорът трябва да бъде сключен в нотариална форма, упълномощаването следва да бъде направено и писмено с нотариално удостоверяване на подписа и съдържанието, извършени едновременно; договори за прехвърляне собствеността на регистрирани МПС с определени характеристики; договорите за доброволна делба с предмет движими вещи на стойност над 50 лева и недвижими имоти; договорите за учредяване на събирателно дружество и дружествените договори на командитните дружества; договорите за прехвърляне на дружествени дялове от капитала на дружество с ограничена отговорност.
Независимо от липсата на специално законово изискване за удостоверяване на подписа, няма пречка всяко дееспособно лице да поиска такова удостоверяване, при което се доказва, че съответният частен документ изхожда от лицето, чийто подпис нотариусът е удостоверил. При удостоверяването на подписа се удостоверява и фактът, че в деня на удостоверяване на подписа частният документ е съществувал, поради което с това действие се удостоверява и датата на частния документ.
Възможно е също така всяко лице, което държи частен документ, да поиска удостоверяване на датата на документа. Когато удостоверявания на дата и подпис се извършват по инициатива на молителя, без законът да го изисква, се улеснява доказването при евентуален спор. Нотариалното удостоверяване на дата я прави достоверна по смисъла на чл. 181, ал. 1, предл. 1 ГПК, а при нотариално удостоверен подпис, освен благоприятните последици, свързани с достоверността на датата, този, който оспорва удостоверяването, трябва да докаже, че то не отговаря на действителното фактическо положение, т. е. че съответният частен документ не изхожда от лицето, чийто подпис нотариусът е удостоверил.
Органи, компетентни да извършват нотариално удостоверяване на подпис
– нотариусът, без оглед на района му на действие или съдията по вписванията за районите, в които няма нотариус;
– помощник-нотариусът;
– за населени места, в които няма нотариус или районен съд, кметът на населеното място, което не е общински център, а ако е общински център – кметът, заместник-кметът, секретарят на общината, както и кметският наместник удостоверяват подписите на частни документи, които са едностранни актове и не подлежат на вписване;
– българските дипломатически и консулски представители в чужбина могат да удостоверяват подписите на частни документи, които не подлежат на вписване, представени от български граждани, както и подписите на чужди граждани, но само ако документът е предназначен да произведе действието си в Република България.
Органи, компетентни да извършват нотариално удостоверяване на дата
– нотариусът, без оглед на района му на действие или съдията по вписванията за районите, в които няма нотариус;
– помощник-нотариусът;
– българските дипломатически и консулски представители в чужбина могат да удостоверяват датата на частни документи, които не подлежат на вписване, представени от български граждани.
На нотариуса или другите компетентни органи, имащи право да извършват удостоверяване на подпис, се представя документ за самоличност (лична карта, паспорт или шофьорска книжка), а за юридически лица – и съответен документ (съдебно решение или удостоверение за актуално състояние), от който да е видно, кое е лицето с представителни функции за ЮЛ. При регистрация на търговец в Агенцията по вписванията съгласно ЗТР, следва да се приложи чл. 23, ал. 4 ЗТР – ако е посочен единният идентификационен код на търговеца, държавните органи, органите на местното самоуправление и местната администрация и лицата, на които е възложено упражняването на публична функция (а нотариусите са такива лица), организации, предоставящи обществени услуги, включително банките нямат право да изискват доказването на обстоятелства, вписани в търговския регистър, и представянето на актове, обявени в търговския регистър. Самоличността на лица без документи за самоличност се установява от двама свидетели с установена самоличност (чл. 578, ал. 5 ГПК).
Лицето, чийто подпис се удостоверява, се явява лично пред нотариуса и пред него да подпишат документа или да потвърдят вече положените подписи. Когато документът ще се ползва за учредяване, променяне или прекратяване на права върху имот, лицата трябва пред нотариуса да изпишат пълното си име и положат подписа си, а ако подписът е вече положен, да изпишат пълното си име и потвърдят подписа. Така наречената „неприсъствена“ заверка на подписа, т. е. ако нотариусът удостовери подписа на лице, което не се е явило лично пред него, е нищожна.
На нотариуса или другите компетентни органи, имащи право да извършват заверка на дата, се представя документ за самоличност на лицето, приносител на документа, чиято заверка на дата се иска. Не е необходимо лицата, от които изхожда документът, да се явят лично, тъй като всяко лице може да представи документа за удостоверяване на неговата дата. В надписа (печата) върху документа, който се поставя от компетентния орган, се вписва приносителят и се удостоверява датата, на която този документ е представен за удостоверяване.
Особено правило е въведено за едновременно удостоверяване на подпис и съдържание на документ, съобразно изискванията на чл. 37 ЗЗД. В тези случаи молителят трябва да представи два или повече еднообразни екземпляра от документа, които се подписват по реда, предвиден за удостоверяването на подпис. След удостоверяването на подписа и съдържанието, единият екземпляр се подрежда в специална книга, а другите се предават на молителя.
Когато някое от участващите лица не знае български език и езикът, с който си служи, е непознат за нотариуса, той назначава преводач.
Когато участвуващото лице е грамотно, но е нямо, глухо или глухонямо, глухият трябва сам да прочете гласно документа и да обяви дали е съгласен със съдържанието му, а немият или глухонемият трябва, след прочитането на документа, да напише собственоръчно в него, че го е прочел и че е съгласен със съдържанието му. Когато тези лица са неграмотни, нотариусът назначава тълковник, чрез който се съобщава на глухото или глухонямото лице съдържанието на документа и се предава одобрението на прочетеното от нямото или глухонямото лице. Нотариусът трябва да се увери дали тълковникът и тези лица взаимно се разбират
Слепите граждани се подписват или полагат отпечатък от палеца си след прочитане на текста на документа и потвърждаването му
Когато някое от участвуващите лица не може да подпише поради неграмотност или недъгавост, актът не се приподписва от свидетели. Това означава, че документът трябва да носи вместо подпис отпечатък на десния палец на лицето. Ако отпечатъкът на десния палец не може да бъде сложен, в документа трябва да се отбележи причината за това, както и с кой друг пръст е сложен отпечатъкът
